Title tag: ICT-beheer klein kantoor: wat zelf kan en wat uitbesteden
Meta description: ICT-beheer voor een klein kantoor: welke taken u zelf goed kunt doen, waar de risico's zitten en wanneer uitbesteden aan een ICT-partner verstandig is.
In een klein kantoor met vijf tot twintig medewerkers is ICT vaak iets wat er een beetje bij gedaan wordt. Iemand die handig is met computers installeert de printer, maakt nieuwe accounts aan en belt de leverancier als het internet uitvalt. Dat gaat lang goed, tot er een laptop wordt gestolen, een back-up niet blijkt te werken of een phishingmail doorkomt. Daarom loont het om bewust te kiezen wat u zelf doet en wat u uitbesteedt.
Taken die u goed zelf kunt doen
Een deel van het dagelijkse beheer is prima intern te regelen. Denk aan het aanmaken en verwijderen van gebruikers in Microsoft 365 of Google Workspace, het installeren van standaardsoftware en het aansluiten van printers en beeldschermen. Ook het bijhouden van een eenvoudige lijst met apparaten, licenties en wachtwoordbeheer kan een medewerker met wat technische affiniteit doen. Leg wel vast wie dat is en zorg voor een vervanger bij vakantie of ziekte.
Daarnaast kunt u veel bereiken met afspraken. Laat iedereen een wachtwoordbeheerder gebruiken, zet tweestapsverificatie aan voor alle accounts en spreek af dat apparaten automatisch updates installeren. Dat kost weinig tijd en verkleint de kans op problemen aanzienlijk.
Waar het risico zit
De lastige onderdelen zijn de onderdelen die u pas merkt als het misgaat. Back-ups zijn daar het bekendste voorbeeld van. Een back-up die nooit wordt getest, is geen zekerheid. Hetzelfde geldt voor de beveiliging van het netwerk, de firewall en de instellingen van e-mail. Een verkeerd ingestelde mailomgeving maakt het voor criminelen makkelijker om namens uw bedrijf mail te versturen. Ook de wettelijke kant telt mee: onder de AVG moet u persoonsgegevens passend beveiligen en een datalek binnen 72 uur melden.
Voor dit soort onderwerpen is specialistische kennis nodig die in een klein kantoor zelden aanwezig is, en die ook niet nodig is om dagelijks te gebruiken. Het gaat om inrichten, controleren en bijhouden.
Wanneer uitbesteden verstandig is
Een paar signalen geven aan dat het tijd is om het beheer uit handen te geven. De interne ICT-persoon besteedt meer dan een paar uur per week aan storingen. Er is geen duidelijk overzicht van wie waar toegang toe heeft. Back-ups worden niet getest. Of u heeft te maken met klanten of opdrachtgevers die eisen stellen aan informatiebeveiliging. In die gevallen levert een externe partij meestal meer rust en zekerheid op dan het kost.
Uitbesteden hoeft niet alles of niets te zijn. Veel kantoren houden het dagelijkse gebruikersbeheer zelf en laten monitoring, back-ups, beveiliging en de grotere projecten over aan een ICT-partner. Voor bedrijven in de regio Alkmaar is Pixelbyte een van de partijen die zich op dat soort mkb-beheer richt.
Waar u op let bij een ICT-partner
Vraag bij een kennismaking hoe de partner storingen afhandelt, binnen welke tijd er wordt gereageerd en of er een vast aanspreekpunt is. Laat uitleggen hoe back-ups worden gemaakt en getest, en of u daar periodiek een rapport van krijgt. Spreek af wie eigenaar is van accounts en wachtwoorden, zodat u niet afhankelijk wordt als de samenwerking ooit stopt. Een heldere afspraak over wat binnen het vaste bedrag valt en wat apart wordt berekend, voorkomt verrassingen achteraf.
Door het dagelijkse werk zelf te doen en de risicovolle onderdelen uit te besteden, houdt een klein kantoor de ICT overzichtelijk en betrouwbaar.