Veel organisaties maken nog gebruik van papieren registratieformulieren bij het ontvangen van bezoekers. Dit oogt best onprofessioneel. Het kan ook problemen geven met AVG-wetgeving. Het is eenvoudig op te lossen. Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van een digitaal bezoekersregistratiesysteem.
Een receptie maar dan digitaal
Met een digitale receptie is de privacy van de bezoekers altijd gegarandeerd en blijven contactpersonen beschermd. Door de bezoekersregistratie op een goede manier te organiseren, weet het bedrijf altijd wie het pand bezoekt. Dit kan door bezoekers, maar ook door medewerkers als veilig worden ervaren. Een digitale receptie is ook een waardevolle gegevensbron voor contactaanvragen. In deze coronatijd kan dit erg handig zijn om het virus te bestrijden. De goede organisatie draagt bij aan de veiligheid van gasten en medewerkers en aan het openhouden van uw locatie.
Privacy
Privacy mag ook niet worden onderschat. Dit is een verplichting. Zoals eerder beschreven kun je in aanraking komen met de AVG-wetgeving als je je niet aan de regels houdt. Met deze digitale ontvangstsoftware beschik je over een uitgebreide bezoekersregistratie conform Arbowet, HACCP, ISO 9001 en ISO 22000. Daarnaast ontlast een bezoekersregistratiesysteem de receptie en geeft het bedrijf een actueel overzicht bezoekers en (BHV) medewerkers aanwezig in het gebouw. Waarom zou u het ontvangen van bezoekers niet gemakkelijker maken door gebruik te maken van een digitale receptie met digitale bezoekersregistratie?
Bezoekers kunnen nu op een professionele manier worden ontvangen. Zij kunnen zich inschrijven zonder inzet van personeel. Een van de mogelijkheden is dat bezoekers zich aanmelden, de contactpersoon zoeken en vervolgens direct contact opnemen met de persoon met wie ze een afspraak hebben. Een digitale receptie is ook een slimme koppeling met software. De receptie kan erg makkelijk communiceren met bedrijfssoftware. Op deze manier kunnen medewerkers en afspraken gesynchroniseerd worden op een automatische wijze. Er is een koppeling met bepaalde diensten. Een voorbeeld is Single sign-on. De data die afkomstig is van de virtuele receptie is ook nog eens om te zetten naar een CMS-systeem.